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【タスク管理術3.0】タスク管理どうしてますか?

掲載日:2018年03月31日

ざっくりレベルのMY BOARD

 あれ?さっき何やってたんだっけ?

 

パソコンにスマホ、メールやFacebook、TwitterにLine。私たちの生活には様々なツールやガジェット、コミュニケーションサービスに囲まれています。

同時にいくつもの仕事をこなし、バリバリ業務をこなす日々の中で、ふと一瞬、さっきまで取りかかっていたことが飛んで「アレ?さっき何やってたっけ?」みたいな状態になる人も少なくないかと思います。

日々の業務の中で様々なタスクを抱え、そのタスクをこなしていく。不思議なことに、仕事をやればやるほどに、タスクはどんどん増えていき、一向に終わらないタスクの山…

未読のメールはどんどん増えて、ちょっとでも油断したら未読メールが2桁3桁に。返信しなきゃいけないメールもどんどん溜まる。

未読メールの数がどんどん増える

 

あ!あれまだやってない!

 

そうして、ふと時計を見ると、16時30分。もうこんな時間!と時間が過ぎる早さに驚くのも今週で何度目だろう。そしてまた目の前のタスクをこなしていると…昨日までやるべきだったタスクを忘れていたことに気付いてドキッとする。

今取りかかっていたタスクは横に置いて、忘れていたタスクを最優先に進める。

そうして、そのタスクが終わったのは20時過ぎ…

 

私たちの日常では当たり前の状況になってきていませんか。私もその一人でした。

この記事は「第11回:ビズスター通信 – クリエイティブクラス時代に必須のタスク管理術3.0」の補足の内容としてブログを書いています。ポッドキャストも合わせてご視聴頂ければと思います。

タスク管理ってどうやってます?

 

私もそんな感じでずっとタスク管理に悩まされてきた一人です。

  • さっきまでやっていたことがふっと飛んで思い出せない瞬間がある
  • 朝送信しようとしていたメールの新規ウィンドウが夜になってもそのまま
  • 1日の終わりに今日何やっていたか思い出せない
  • Googleで調べ物をしようとしてGoogleの検索窓に「Google」と検索する
  • Facebookを開こうとしてFacebookページの検索窓に「Facebook」と入力している

こんなことは1度や2度ではありません。そもそも、仕事に集中し過ぎて2回ほどう○こ漏らしたこともある位です。

 

それで、私自身、色々なタスク管理術の方法を模索し、様々なツールを試し、自分なりに自分に合ったタスク管理のスタイルを確立させていました。

過去には、その私がやっているタスク管理術をテーマに勉強会を開いたこともある位です。人からも良く「タスク管理ってどうやってますか?」と聞かれることも多かったのですが、今でも良く聞かれます。

 

人にも聞いてみると、結構みなさんも模索されつつもなんとなくタスク管理ツールを使っていたりしながらも、やっぱりタスク管理に関して悩みや課題を抱えている方が多いです。

 

私自身も一度は自分のスタイルを確立したタスク管理に、さらに最近はアップデートされて新たなタスク管理のスタイルにアップデートしました。

そして、仕事のやり方自体もガラっと変わったこともあり、私自身それでかなりのタスク整理ができて自分自身の業務も効率化できている実感もあるこの手法を、今回ブログとポッドキャストにしてみなさんにシェアしたいと思います。

 

「タスク管理術3.0」大まかなやり方

 

今回のタスク管理術は、自分の中でタスク管理3.0と名付けています。なんか、3.0とか付けるとそれっぽく聞こえるというだけです。

 

やり方のアウトライン

  1. 年間の目標を決める(大目標)
  2. 1年間12ヶ月の月間目標に落とし込む(中目標)
  3. 3ヶ月スパンくらいの具体的な目標を決める(小目標)
  4. 週間タスクを組み立てる&振り返りをする(月2回)
  5. 週1回、週のタスクを作る(週1回)
  6. 1日のタスクに落とし込むデイリータスクの管理(週1回)
  7. 1日の振り返りと翌日のタスクを組む(毎日)

このような流れです。

具体的なやり方は、ポッドキャストに詳しくご説明していますので、今回のブログではポッドキャストの補足としての内容を記載していきます。

 

1.年間の目標を決める

 

これは、3年先〜5年先くらいの展望をベースに、年末年始とかにその年に達成したい数値的な目標や実現させたい具体的なこと、今年のテーマみたいなものを決めます。それは人それぞれで良いかと思います。具体的な数値目標などはここでは割愛しますが、今年2018年の今年の私自身の個人的なテーマはこちらでございます。

 

2018年の目標を書いたノートとジャーナリング用の手帳
日記帳と目標を書くノート、この2冊は常に持ち歩いています。

 

私の場合は、達成したいビジョンや目標など、自宅に大きなイーゼルパッドに書き出して壁に書いたり、持ち歩いているノートに書いたりして、日々見返しています。

大きな紙やノートに書き出しておいて、毎日目に入る場所に大きく貼ったり、書き出したノートを隙間時間や寝る前などに見返すことで、日々の忙しい業務の中でも本質的な欲求や願望を見失わないように俯瞰的な視点に立ち返る機会を常に作っています。

 

生々しい所は自主規制
3年間の目標や、達成する為の要素、在り方や実現したいことなどを部屋の1面に張り出しています。生々しい所は自主規制・・・

 

洗面台にも貼っている寝起きで必ず見える所にも人生でフォーカスすべきものについて付箋を貼ってます。ここまで来ると自己洗脳です笑。無意識レベルで潜在意識に刷り込まれるのでオススメですよ。

 

3.3〜4ヶ月スパンくらいの具体的な目標を決める(小目標)

 

こちらは、2で決めた月間中目標よりも、今の時点から見た具体的な小目標を3ヶ月〜4ヶ月先の実現しないといけないゴールを明確にして決めていきます。12ヶ月の月間の中目標から見て現時点の進捗がどうなのか?ショート(達成していない)なのか?ロング(達成している)なのか?で、軌道修正していく、もしくは目標を再設定していくプランを立てていきます。

これは、基本的には4.週間タスクを組み立てる&振り返りをする(月2回)時に合わせてやってる感じです。

この内容も、イーゼルパッドやJootoに書き出しておきます。この段階で初めてWebのツールを使います。

 

タスク管理ツール

タスク管理には私は「Jooto」というツールを使っています。(この辺のツールの話もポッドキャストで語っております)この中目標くらいになると、Jootoのボードの中にも入れておきます。

ボードも二つ作成していて、まだ計画中のざっくりレベルの「MY BOARD」というものと、一つひとつ作業レベルや行動レベルにチケット化した純粋な「ToDoリスト」の二つを使い分けています。

参考:タスク・プロジェクト管理ツールJooto(ジョートー)

 

「課題」「目標」「アイディア」「Weekly」「Todo」「その日やること」などのリストを作って、その中にも吐き出します。

 

MY BOARD

小目標の塊を投げるボード

  • 課題リスト
  • 目標リスト
  • アイディアリスト
  • ルーティーンリスト
  • ToDoリスト(塊の状態でざっくり入れる)

 

ToDoボード

週間タスクとその日のToDoなどを格納するボード

  • ルーティーン
  • ToDo
  • 今月やること
  • 今週やること
  • 今日やること
  • 進行中
  • 作業遅れ
  • 緊急対応
  • 完了

 

 

 

こちらは、小目標レベルのタスクをざっくり投げ込むボードです。

ざっくりレベルのMY BOARDざっくりレベルのMY BORAD

 

4.週間タスクを組み立てる&振り返りをする(月2回)

 

その月に達成してくタスクベースでの行動計画と、その月の振り返りを行います。だいたい月末にその月の振り返りと翌月のタスクの組み立てを行って、月の半ばにその月の軌道修正しタスクを組み直す日を作っています。

月2回このタイミングを作って、月間のタスクを具体的に組む作業を行っています。

ここでは、さらに具体的なTodoに落とし込めるレベルまでかみ砕いた状態で「ToDoボード(表示では★薬師神ボード)」の「ToDoリスト(本日対応予定予備軍)」や、「今週やること」中の各リストの中にタスクを落とし込んでいきます。

ToDoのボード

 

 

5.週1回、週のタスクを作る(週1回)

 

毎週日曜日に、その週に必ず処理することを、タスクベースで細かく砕いて、作業ベースのタスクに落とし込みます。このタスクが、毎日業務で行うタスクのチケットの状態になっています。

この作業では、ざっくり塊で入れていた「MY BORD」のリストの中から、「ToDoボード(表示では「★薬師神ボード」)」の方へタスクの塊を移していきます。チケットの状態まで細分化して「今月やること」「今週やること」のリストの中や「ToDoリスト(本日対応予定予備軍)」「今日やること」というリストにどんどんタスクを分類していきます。

前の週に組み立てたタスクの遅れのものを再度スケジュールし直したり、最後に触れる「タスク管理3.0の奥義」なども発動させていきます。

 

 

6.1日のタスクに落とし込むデイリータスクの管理(週1回)

 

5の作業と同じタイミングで、さらに翌週の1日ごとに行う必須のタスクをその週のタスクとして組んでいきます。これも「今週やること」として、ToDoタスクに入れ込んでいきます。

毎週日曜日に、次の週のタスクで1週間にどの程度のタスクがあるのか、何曜日に取りかかるのか?というだいたいの目星を付けておきます。

最終的に、ToDoの週のタスク全体のボリュームを把握し、優先度の高いものやスケジュールがあるものから優先して最初の週に行って、週のタスクのペースをここで把握しておきます。

 

 

7.1日の振り返りと翌日のタスクを組む(毎日)

 

次の日に必ず行うタスクを毎日夜寝る前に決めます。これはWebのツールではなく、付箋に書き出します。Jootoでも「今日やること」にタスクを入れていくのですが、付箋に書き出すのが超重要です。

私は毎日、「ジャーナリング」というマインドフルネスの効果を高める手法を習慣化しています。意識高い感じで表現していますが、簡単に言うと日記です。

その日の出来事や印象的なこと、そのとき思い浮かべた気がかりなど、なんでも良いのでそのときに思いついたことを日記に書いています。

何故日記を付けているのか?ということもポッドキャストで語っていますので、詳しくはポッドキャストを聞いてください。

これを前日の夜にまとめて、始業時にモニターなどの目に見える位置に貼る
これを前日の夜にまとめて、始業時にモニターなどの目に見える位置に貼る

 

このサイズの付箋がオススメ
このサイズの付箋がオススメです。75mm×100mm

 

MOLESKIN DAILY DIARYだと綺麗に収まるサイズ付箋がちょうど収まるので相性バッチリ。この二つのアイテムはタスク管理3.0には必須

 

ちなみに、これとこれになります。

https://amzn.to/2E7rrQx

https://amzn.to/2E3XPUd

 

ついでなので、イーゼルパッドもリンク張っておきますね。

https://amzn.to/2pSFR1F

 

 

ここがタスク管理3.0のポイント!次の日のタスクをわざわざ付箋で書き出すもの凄い効果

 

そして、次の日のタスクを5つ程度、付箋に書き出して毎日寝るようにしています。

なぜ、Jootoでもタスク管理をしているのに、わざわざ付箋に書き出すのか。ここが今までのタスク管理から大幅にアップデートしたポイントになります。

理由は、付箋に書き出すことで、そのタスクだけに集中できる状態を作れるからです。

その付箋を、次の日会社に出て、常に目に見える位置に貼っておきます。

業務を開始したらまず最初に、その付箋の中から最初に着手するタスクに”①”と頭に印を付けます。

そして、1のタスクに着手したら、そのタスクが終わるまで、他の事は一切やらない、という風にしています。

 

 

取りかかるタスクは常に一つ

 

今までは、マルチタスクで同じ作業を複数同時に作業したり、横やりが入ったりしたらそっちのことに手を付けたり、何かやっている途中で他のことを思いついて、思いついたまま違う作業に入ったりということをしていましたが、意識的にマルチタスクをしないようにしました。

そうすることで、一つのことに集中力を100%発揮させ、タスクをこなしている時のパフォーマンスを最大限引き出せる状態を作るようにしています。

 

スーパーフォーカスに入る

常に集中力が目の前のタスクだけに100%発揮できる、そういう状態を常にキープさせるようにして、作業やクリエイティブの作業時間を最短で完了させるようにしています。

みなさんもこういう経験をした事は無いでしょうか?もの凄い集中力が出てきて、覚醒モードに入って凄いスピードで仕事ができている状態。いつもなら3日くらいかかるかな?というような見積の作業が3時間くらいで終わったとか。

文字を書く仕事をしている人なら良くわかると思うのですが、2000文字の文章を書くのに、4時間くらいかかる時もあれば、ノってきて4000文字を20分くらいで書き上げちゃう時とか。

 

こういう覚醒モードを意識的に作る為には、「その日のタスクを付箋に書き出す」ということが必須だった、という所にタスク管理3.0が生まれた背景があります。

 

 

タスク管理ツールが無意識のノイズを生む

 

例えば、今まで使っているタスク管理ツールでも、私が使っているJootoでもそうなのですが、今日やることを確認しようとしてタスク管理ツールの画面を開いた瞬間に、その日のタスク以外の様々なタスクも同じ画面に表示されます。

そうすると、どんなに今日のタスクに集中しようとしても、他のタスクなども目に入ってしまいます。

他のタスクが目に入ってしまうと、意識しなくても視覚に入れてしまったものは脳の中で認知されてしまいますので、意識する、しないに関わらず脳の中でその情報が処理されます。それが無意識に脳内にノイズを生みます。それが集中力を削ぐ原因です。

それを避ける為に今日取りかかるべきタスク以外のタスクは目にも入れないという状況を作る必要があるな、と気付いてその日のタスクを付箋に書き出す、ということをやるようにしました。

これをやるようになってから、覚醒モードの集中力に入れる時間がかなり意図的に作れるようになり、サクサクとタスクが進むようになりました。

 

 

マルチタスクはできても、マルチフォーカスはできない

 

マルチタスクをやると作業効率が40%落ちるという研究結果もあるようなのですが、基本的に脳みそはマルチフォーカスはできない構造になっているようです。

マルチタスクを行っている際には、脳にかなりの負荷がかかっているみたいで、それが続くとぱっと一瞬何をやっていたか飛んでしまったりという現象が起こるのではないか、というのは私の仮説です。

脳科学者じゃないのでエビデンスは無いですが、たぶんそうだと私自身は感じています。

 

もちろん、メールやスマホなんかにも触らないし見もしません。TwitterとかFacebookも開きませんよ。FacebookメッセンジャーはFrantで見てますので、メッセンジャー以外のFacebookのタイムラインとかも見る必要がないです。

メールチェックは前日に来ていたものは午前中に処理、当日来たものは午後から15時以降に対応、という日に2回のチェックが基本です。


参考:Franz – a free messaging app for Slack, Facebook Messenger

 

最近は外部との連絡はチャットワークかFacebookメッセンジャー、社内はSlackと統一しています。何の前触れもなくメールだけ送られても、気付くのが3日後とか、もしくは気付きませんので、私にメールを送られる際はご注意ください…

 

 

タスクの優先順位は1か、それ以外

 

タスクの優先順位もシンプルにしました。「1=今やっていること」以外を終わらせるまでは、他に優先順位の高いタスクは無い、という考えです。

タスクの優先順位を1、2、3と付けた所で、同時にできるタスクは1つなので、今のことを終わらせる以外のタスクに優先順位は付けない、と決めました。

1のタスクが完了したら、また次の1を付ける。そしてそのタスクを終わらせる。そして次の1を決めてそれをやる。

この繰り返しです。

 

タスク管理究極の課題「タスク山積み問題」を一瞬で解決する最大の奥義も伝授

 

そして、タスク管理の最大の難関が「タスク山積み問題」です。この問題はいかに集中力を100%の状態に引き出してスーパーフォーカスモードに入ったとしても課題として残ります。

しかし、このタスク山積み問題に対しても解決できる、究極の奥義もポッドキャストで最後に伝授します。

これは、本当に一瞬で解決できる最強のノウハウです。

 

これを知ったら「なんで今までこれを知らなかったのか?」という位に一瞬で山積みタスク問題が解消します。

 

P.S私の理想型のタスク管理/スケジュール管理の最終形態は、その年の全ての主要のスケジュールを1月中にスケジューリングして1年の予定と達成する売上げを全て埋めて確定させることですね。まだまだ精進します。

 

長くなりましたが、ぜひ今回のポッドキャストを最後まで聞いて頂ければと思います。

今回の記事に関するポッドキャストはこちらから

第11回:クリエイティブクラスに必須のタスク管理術3.0

 

ポッドキャスト内で紹介している書籍

エッセンシャル思考

https://amzn.to/2Idwqld

 

 

 

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